Werken als Virtual Assistant – Wat heb je nodig?

In een bedrijf moet je investeren. Investeren, klinkt angstaanjagend prijzig. Maar je hebt helemaal geen geld gespaard voor je nieuwe bedrijfje. Kun je nu wel starten? Aan welke kosten moet je denken?

Investeer in….. een goede verbinding

Virtueel werken, betekent dat het noodzakelijk is om digitaal te zijn, of online. Om online te werken heb je natuurlijk sowieso een goede internetverbinding nodig. Zorg ervoor dat je altijd online kunt zijn. Mocht je merendeel thuis werken en je internet valt uit voor een of meerdere uren of dagen, heb je dan een plek om naar uit te wijken? Misschien is er een fijn koffietentje in de buurt waar ze perfecte wifi hebben en met héle goede koffie.

Investeer in…. een goede werkplek

Zorg voor een goede werkplek. Misschien ben je van plan om kantoorruimte te huren maar een van de voordelen van het werken als VA is juist dat je vanuit huis bergen werk kunt verzetten. Investeer daarom in een goed bureau, overzichtelijke opbergruimte voor eventuele administratieve zaken en een gezellige, inspirerende sfeer. En, last but not least: een goede bureaustoel! Als VA breng je vele uren door achter je PC, daar hoort gewoon een goede werkplek bij. Voor niet al te veel geld kun je bij bijvoorbeeld IKEA al een fijn thuiskantoortje inrichten. Heb je geen kamer ‘over’  voor je kantoortje? Ook dan kan IKEA uitkomst bieden, zo zweer ik bijvoorbeeld bij dit handige rolkastje. Ideaal voor rondslingerende bureauartikelen en bovendien makkelijk weg te schuiven wanneer je bezoek hebt!

Investeer in…. goede apparatuur

Om efficiënt te kunnen werken en goede ondersteuning te kunnen bieden, heb je ook goede apparatuur nodig. Zorg voor een goede laptop of desktop computer. Mijn voorkeur gaat overigens duidelijk uit naar een goede laptop. Het is heerlijk om onderweg te kunnen werken, af en toe te verkassen naar een leuk plekje in de stad of bij een bespreking de laptop erbij te kunnen pakken. Wel maak ik, bij gebrek aan desktop, gebruik van een grote monitor. Als ik thuis aan het werk ben, sluit ik deze aan op mijn laptop, zodat het werken in Excel ineens veel overzichtelijker wordt.

Daarnaast is mijn ervaring dat het goed is om te investeren in een multifunctionele printer. Zo eentje die lekker snel (dubbelzijdig) kan printen en scannen. Er zullen niet vaak opdrachten komen waarbij je een printer nodig hebt maar bekijk eens alle momenten dat je toch even snel een printje wil maken van een contract of een scan moet maken van je verzekeringspapieren voor een nieuwe klus.

Andere dingen die mogelijk interessant zijn om aan te schaffen:

  • Een goede webcam, mocht deze niet al in je laptop ingebouwd zijn
  • Los toetsenbord, Arbo-technisch wel zo fijn
  • Speakers die je met een usb-kabel kunt aansluiten op je laptop, eventueel voor het uitwerken van vergaderingen
  • Opnameapparatuur als je vergaderingen gaat bijwonen of notuleren (note: op de meeste smartphones zit deze functie inmiddels ook)
  • Losse cd-drive, aangezien deze niet vaak meer ingebouwd is in iedere PC
  • Een goede externe harde schijf – maak back ups!

Investeer in…  fijne en onmisbare software en programma’s

Ik hoef je natuurlijk niet te vertellen dat het heel belangrijk is om de juiste programma’s aan te schaffen. Het office pakket is zowat onmisbaar (of natuurlijk de Apple variant op deze programma’s). Een goed antivirusprogramma op je computer mag ook niet ontbreken. Je moet er niet aan denken dat mensen bij vertrouwelijke gegevens kunnen of erger nog, bij die van je klanten.

Maar investeer daarnaast ook in goede programma’s waarmee je ‘in de cloud’ kunt werken. Er zijn prachtige programma’s ontworpen om met teams online te kunnen werken zoals Basecamp, TeamChat, Dropbox en Asana. Verdiep je in deze programma’s. Wie weet heeft het meerwaarde voor een van je klanten! Soms kun je je aanmelden voor een basic versie maar met een kleine investering kun je ook een uitgebreide versie kopen. Misschien de moeite waard?

Investeer in… naamsbekendheid

Maak mooie visitekaartjes en als je dat leuk vindt, een mooi logo. Kun je zelf een beetje overweg met WordPress? Maak dan je eigen website! Hiermee kun je adverteren onder vrienden en je netwerk.

Heb jij aanvullingen of tips? Ik hoor het uiteraard graag!