Online tools: ze maken je leven makkelijker

Online tools, je hoort het vast weleens voorbij komen. Wat het precies zijn? Online programma’s, apps en websites die je zó kunt inrichten dat jouw leven een stuk makkelijker wordt. Maar kost dat dan niet heel veel geld? En wat dacht je van tijd? In deze blog bespreek ik de voordelen van online tools en pak ik je bezwaren aan.

Op zoek naar de juiste tools

Weleens een timmerman of elektricien zonder gereedschap gezien? Ik niet en ik kan je verzekeren: als vrouw van een timmerman weet ik best wel een en ander van de bouw…

Net als een timmerman of elektricien tools of gereedschappen nodig heeft om een klus te kunnen voltooien, heeft een freelance ondernemer in andere sectoren ook tools nodig. Kun je zonder? Tuurlijk! Kun je met? Nog beter! Wil je onderzoeken of je tools kunt gebruiken of eigenlijk hard nodig hebt?

Maak eens een lijstje met zaken die jou in je onderneming veel tijd kosten. Misschien heb je moeite om tijdsregistratie bij te houden per klant. Een andere optie is dat je het lastig vindt om een duidelijke takenlijst bij te houden. Schrijf jij je to-do-list altijd uit en kom je er onderweg achter dat je hem vandaag alweer thuis hebt laten liggen? Zonde, je bent daardoor wellicht minder productief! Ben je altijd aan het worstelen met de opmaak van je facturen en offerten? Moeite om verschillende projecten goed gescheiden te houden? Passwords bijhouden in een Excel, tegen beter weten in of simpelweg omdat je gewoon niet weet waar anders?

Schrijf alle dingen op die in je opkomen en zoek gewoon eens naar online tools. Bij je zoektocht maak je, heel low-key, gebruik van Google. Zoek eens op: tool voor tijdsregistratie. Op Internet kun je verschillende vergelijkingswebsites of –onderzoeken vinden! Zo kun je beoordelen welke tool het beste bij jou past.

Het grootste voordeel van online tools wil ik je alvast niet onthouden: waar je ook bent… je kunt bij je gegevens. Ze staan online opgeslagen… laptop kapot of op vakantie? Met gratis wifi kun je zelfs via je telefoon bij je gegevens.

Tijdsinvestering

Inderdaad, het kost best wat tijd om te zoeken naar de juiste tools. En mocht je de juiste tool hebben gevonden, ben je ook nog wat tijd kwijt met het ‘vullen’ van de tool. In veel gevallen moet je gegevens toevoegen, projecten aanmaken en het systeem even leren kennen. Misschien druist dit tegen al je gevoel in, je hebt namelijk al tijdgebrek. Heb je echt geen tijd? Kijk dan eens of je een VA of iemand anders kunt inschakelen om je te helpen. Maar mocht je het echt zelf willen doen, bedenk dan dat het je uiteindelijk echt tijd gaat opleveren.

Nooit meer op zoek naar je papieren takenlijstje, nooit meer je Excel-lijstje openen voor je passwords en al helemaal geen problemen meer met tijdsregistratie. ‘Ja’, zul je denken, ‘maar als kleine ondernemer moet ik echt mijn uitgaven in de gaten houden. Al die tools kosten vast, naast een hoop tijd, ook een hoop geld’. Maar is dat wel zo?

Financiële investering

In véél gevallen, heel veel gevallen, zijn tools gratis te gebruiken. Soms alleen voor een proefperiode maar vaak ook voor een kleine of beperkte versie van de tool. Zo valt de investering dus wel mee. Soms kom je er na een tijdje achter dat je opties in de gratis-versie toch te beperkt zijn. Vaak kun je met een minimale, soms maandelijkse, investering al vooruit.

Wil je bijvoorbeeld met Asana werken voor je to-do-lists per project? Ik maak al enige tijd gebruik van de gratis versie. Ik kan verschillende co-workers toegang geven tot de juiste mappen en overzie iedere dag welke taken er voor mij liggen. Ideaal en dus gratis. Zo heb je ook gratis versies van andere projectmanagement-tools.

Mijn tip is dus: gebruik het programma of de tool enige tijd en kijk dan of het de investering waard is om een meer uitgebreide versie te ‘kopen’. Zo weet je zeker dat je geen onnodige uitgaven doet.

Vraag een VA om online tools te zoeken en implementeren

Ik noemde het al eerder: je kunt een VA inschakelen om te zoeken naar de ideale tools voor jouw onderneming. Als jullie de juiste tool hebben gevonden, kun je hem of haar vragen deze te testen met een aantal basic gegevens. Vervolgens kun je de VA aan het werk zetten om online tools helemaal te implementeren in jouw onderneming. Benieuwd naar hoe dit werkt? Neem contact op en vraag naar de mogelijkheden. Ik durf te wedden dat je met behulp van de juiste tools, véél productiever zult worden!

Benieuwd naar welke tools ik jou zou kunnen aanbevelen? Schroom niet om contact op te nemen!